По своему опыту знаю, что художника обидеть легко

А ему обидно. То, что организаторы вложили душу в этот турнир сомнений не вызывает. Но ИМХО без косяков турниры такого масштаба не обходятся. Поэтому организаторам (а это их работа) я бы посоветовал просто извиниться за них. Никто не безгрешен. Спина не сломается, если попросите прощения за ошибки.